弊社の個人情報保護への取り組みについて
近年、コンピュータネットワーク網の急速な発達により、電子化された情報が大量かつ迅速に処理される時代になり、それとともに個人情報の保護が社会的に非常に重要な課題となっております。 弊社では以下に個人情報保護方針を宣言し、個人情報保護マネジメントシステムを策定し実施することにより、ネットワーク社会における企業としての責務を果たす所存です。
個人情報保護方針
- 2001年4月1日 制定
- 2024年2月13日 改定
- 株式会社 オーイーシー
- 代表取締役社長 加藤 健
1.基本方針
株式会社オーイーシーは、「技術と信用と真心」をモットーに、高い技術力を持ったICTサービス企業として、お客様のニーズにお応えし、社会に貢献する。それにあたり、個人情報および特定個人情報(以下、「個人情報」と言う。)は個人の重要な財産であり、その適切な利用と保護は極めて重要である。よって当社で業務に従事するすべての者は、個人情報保護のために策定した個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、当社で取り扱うすべての個人情報に関して正確かつ安全に取り扱うこととする。
2.個人情報保護マネジメントシステムの目的
- 適切な個人情報の取得、利用および提供の基準およびこれを運用する規程とする。
- 個人情報の漏洩、滅失又はき損を防ぐための行動規範、具体的規程とする。
3.組織活動
基本方針を具体化するため以下の活動を行う。
- 弊社は個人情報の取扱いに関する法令(個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)、関係ガイドライン)、国が定める指針その他の規範、JIS Q 15001規格に基づいて個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員及び当社で業務に従事するすべての者がこれを遵守する。
- 個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任および権限を与え、業務を行わせる。
- 個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報保護監査を実施、その結果に基づき、個人情報保護マネジメントシステムの見直し、運用の改善を図る。
- 取引のある企業および個人に対し、個人情報保護マネジメントシステムの目的達成のための協力を要請する。
- 本基本方針は、当社のインターネット・ホームページ(URL=https://www.oec.co.jp)、等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とする。
- 個人情報保護マネジメントシステムは継続的に改善する。
4.個人情報の取り扱い
- 個人情報の取得・利用・提供について
当社は個人情報の取得にあたり、お客様に対し利用目的を明らかにし、取得した個人情報の利用範囲を目的達成のために必要な限度に限定し、事業の内容および規模を考慮し、適切に取り扱う。なお、目的外利用は行わずまたそのための措置を講じる。特定個人情報については番号法に従う。
- 権利の尊重
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、訂正、削除を求められたときは、合理的な期間内でこれに応ずる。また、苦情および相談については、適切かつ迅速に対応する。
- 安全対策の実施
当社は、個人情報漏洩、滅失又はき損の防止並びに是正のために個人情報保護マネジメントシステムを整備し、必要かつ適切な安全管理措置を講じる。
弊社の個人情報保護基本方針に関するお問合せ先
〒870-0037
大分県大分市東春日町17番57号
株式会社オーイーシー
経営管理部
TEL:097-537-9551 FAX:097-537-2694
E-MAIL:privacy@oec.co.jp
弊社の認定個人情報保護団体
当社を管掌する認定個人情報保護団体(注1)は、下記となります。
認定個人情報保護団体名:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(苦情の解決の申出先)認定個人情報保護団体事務局
所在地:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
TEL:03-5860-7565 , 0120-700-779
(注1)個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第3者機関。
「個人情報の保護に関する法律及びJISQ15001」に基づく公表事項
株式会社 オーイーシー
「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)に基づき、以下の事項を「公表」致します。
(「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。)
個人情報の取り扱いについて
1.個人情報の利用目的の公表に関する事項
弊社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。
(1)個人情報の利用目的(保有個人データ)
お客様の個人情報 | 契約の履行、業務上必要な連絡、商談 お取引先管理 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
株主の皆様に関する個人情報 | 会社法に基づく権利の行使・義務の履行 株主管理 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
イベントに参加された皆様に関する 個人情報 | 連絡、イベントの関連情報のご提供 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
従業員、退職者 | 人事労務管理及び財務、総務等の業務上の確認 弊社のセキュリティ管理 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
弊社へ入社を希望される皆様に関する個人情報 (採用応募者、内定者 等) | 仕事の紹介に関係する業務 採用選考 教育訓練、研修の実施 人事労務管理及び財務、総務等の業務上の確認 弊社のセキュリティ管理 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
弊社に入場された協力会社社員、 派遣会社社員の皆様 | 仕事の紹介に関係する業務 教育訓練、研修の実施 総務関連業務、労務管理 弊社のセキュリティ管理 サービスのご案内・催し物のご案内 お問い合わせ・ご相談への対応 |
上記以外で、弊社へお問い合わせされた 皆様及び弊社に来訪された皆様に 関する個人情報 | 弊社のセキュリティ管理 お問い合わせ・ご相談への対応 その他、ご本人にお知らせし、ご同意いただいた目的 |
(2)本人から直接「特定個人情報」を取得する場合の「利用目的」(保有個人データ)
弊社が本人から直接「特定個人情報」を取得する際の利用目的は、「個人番号利用目的通知書」のとおりです。
個人番号利用目的通知書(3)委託された「個人情報」の「利用目的」(保有個人データでない個人情報)
ソフト開発、データ入力、アウトソーシング他、弊社が取り扱うソリューション、サービスを提供するために
お客様と契約した事項を履行するために必要な範囲
※上記の利用目的の範囲において、特定個人情報を取扱う場合があります。
2.「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項
インターネット(弊社HP)で公表しています。
弊社の「保有個人データ」の「利用目的」は上記1(1)の記載した内容と同様です。
3.個人情報の提供、委託について
弊社は、個人情報を第三者へ提供または委託する場合は、「法令」に基づく場合を除き、予め個人情報のご本人から同意を得た提供範囲及び弊社の業務の委託先に限定いたします。なお、個人情報を第三者に提供または委託する場合は、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
4.安全管理措置について
(1)組織的安全管理措置
JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護マネジメントシステムを構築及び運用しております。
(2)人的安全管理措置
全ての従業員に対し、情報セキュリティや個人情報保護に関する定期的な教育を実施しております。
(3)物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う建物やフロアへの入退室の管理、システムや文書の持出し管理、保管時における施錠等の対策を講じ、
盗難又は紛失等の防止に努めます。
(4)技術的安全管理措置
情報システムを使用して取り扱う個人情報へのアクセス制御、不正アクセス等の防止等の対策を講じ、個人情報の漏えい、
滅失、き損等の防止に努めます。
弊社ホームページでの情報の取り扱いについて
弊社ホームページ( https://www.oec.co.jp/)を利用された方に関する情報(アクセスログ、Cookie等)を、以下の目的のために機械的に取得し、取扱います。
(1)不正アクセス検知等セキュリティ対策のため
(2)アクセス状況を解析し、Webサイト改善を図るため
(3)Webフォームでのセッション管理のため
個人情報の苦情・相談・開示等の請求に関する手続き
弊社への個人情報の取り扱いに関する苦情・相談、直接取得した個人情報(保有個人データ)の開示等の請求に関する手続きは次のとおりです。
(1)下記「組織の情報・担当窓口等」に記載した弊社担当窓口宛に、弊社書式「個人情報苦情・相談・開示等に関する申請書」
をご記入の上、ご提出ください。保有個人データの開示等の請求については、本人確認書類等を合わせてご提出ください。
提出方法は、①来社(窓口持参)、②FAX、③メール とさせていただきます。
(2)受付後、電話や電子メール等で内容をご確認させていただく場合があります。
また、必要な書類等が足りない場合はその旨ご連絡致しますが、一定期間ご対応いただけない、申請書にご記入いただいた
内容でご連絡が取れない等があった場合は、開示等の請求がなかったものとして対応させていただきます。その場合、
それまでにご提出いただいた書類は廃棄させていただきます。
(3)電話やメール、郵送、その他の方法でご回答させていただきます。なお、ご請求に対応できない場合があります。
組織の情報・担当窓口
株式会社オーイーシー | |
〒870-0037 大分県大分市東春日町17番57号 | |
代表取締役社長 加藤 健 | |
経営管理部 部長 ※連絡先は下記窓口と同じ | |
TEL :097-537-9551 FAX :097-537-2694 Email: privacy@oec.co.jp <窓口や電話でのご対応時間> 月曜日~金曜日(祝日・年末年始・弊社指定休日を除く) 午前9時~午前11時30分、午後1時~午後5時 | |
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局 所在地:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内 TEL:03-5860-7565 0120-700-779(フリーダイヤル) |