OEC CASE
事例紹介
印刷業務を支援するBPOソリューション
大分県内の自治体様を中心に、納税通知書などの大量印刷とその封入封緘作業を外部委託することによって業務負荷が削減され、職員のみなさまの心理的なストレス軽減、コアビジネスへの集中に繋がっています。
１．BPOサービスについて
お預かりした印刷用データを当社の大型プリンターで出力し、九州でも数少ない高性能な封入封緘機で高速に裁断・名寄せ・製本・封筒詰めの処理をするものです。チラシ類の封入も最大5種類まで可能です。
また、圧着タイプの用紙を使用することで、ハガキとして完成させることも可能です。
- 安心の公的認証資格（ISO27001認証など）
- 耐震構造や各種設備への耐震対策、電源の二重化、監視カメラによる24時間監視など最高レベルのセキュリティ区画にて安定したサービスを提供
- 区画管理責任者より、入室を許可された者のみ入室可能
- ICカードによる入退室管理
- 24時間365日運転の監視カメラでの管理
- 設置機器や設備への耐震工事対応
- 納品は個人情報取扱いの教育を受けた社員またはセキュリティの高い個人情報輸送サービスを利用
２．お客様の課題
-
人手不足
- 職員数の減少もあり、当該作業にこれまで必要とされた人数の確保が困難になった。
-
スピードと正確さに対するストレス
- 納付書の発送期日は条例による決定事項のため遅延はＮＧ。宛先間違いや納付書の入れ間違い（誤封入）は個人情報漏洩となるため、印刷から納付書の発送まではチェック作業も含めて高い緊張状態が続いていた。
-
コスト削減
- 納付書や督促状の印刷時期は限られる反面、短時間で出力する必要がありそのニーズに合致する機材を自庁で準備することは、リース料・保守料の負担が大きく、トナーなどの在庫管理も大変だった。
-
収容スペース
- 大型プリンター、裁断機、圧着機の設置場所に加えて、用紙を保管するスペースが意外と大きい。他の用途に転用できるとすごく助かるのに。
-
突発的な非定型ニーズ
- 急な解散選挙や給付金の対応が大変、間に合わない・・・💦。
３．課題の解決
-
繁忙期に余力ができた
納付書の印刷・裁断処理（結果確認）、印刷物の名寄せ、製本、封筒への封入作業をすべてお任せ頂くことで空いた作業時間をお問い合わせ対応など市民サービスに充当することができます。 -
驚くほど速くて正確なので安心
連続プリント速度（A4）600頁/分という高速プリンターで出力したあとは、封入封緘機が裁断から製本作業、各種チラシとともに名寄せしながら封筒への封入が可能です。しかも納付書に印刷されたバーコードで制御されるため複雑な名寄せ処理も間違いがありません。
-
高速プリンターはもう要りません
BPOサービスを利用することで高価な高速プリンターが不要となります。リース料・保守料などの経費以外にも納付書などの専用用紙やトナーなどの消耗品の在庫管理作業も不要となります。
また、大型のプリンターや印刷用紙を保管していたスペースも違う用途でご利用いただくことができます。 -
非課税世帯給付金などの新しい施策や解散総選挙などにも対応可能
まずはお客様と仕様の打ち合わせを行い、既存の書式を流用して最短で対応システムを構築します。
急な選挙が決まったときも、入場整理券や期日前抄本などを決められた期日までにご用意できます。
４．お客様の声
-
人口８万人の税務課です。BPOサービスを利用した結果、職員が30日かかっていた作業が2～3日に短縮されました。
期間短縮だけでなく、これまで苦労していた他部署への協力要請や調整などが無くなって本当に助かっています。 - 印刷から封入封緘までの期間が大幅に短縮されることで、その期間中に発生する異動（転出・死亡）も少なくなり引き抜きなどの処理が楽になりました。バーコードの利用で誤封入が無いのも安心できます。
- 一度問合せをしたことがありましたが、封筒毎に封入した課税明細の枚数や厚みのデータに加え、封筒の小窓から見える宛先情報をすべて撮影してくれており、エビデンスに基づく説明に納得できました。
-
現地を視察させていただき、成果物（封筒・ハガキ）がどのようにして出来上がるか確認できました。
また、セキュリティが確保された場所での作業、現場のセキュリティ対策が浸透してることも確認でき安心して業務を委託することができました。 - 総務課情報システム係です。基幹システムの標準化対応で課題山積なのですが、OEC社がシステム更改と一緒にBPOサービスも提案頂けるとのことで心強いです。
Service & Solution
